Datenschutzerklärung für das Bewerbermanagement mit dem Dienstleister "Teamtailor"
Liebe/r Bewerber/in oder Interessent/in, um unsere Bewerbungs- und Rekrutierungsprozesse („Rekrutierungsprozesse") so einfach und schlank wie möglich zu halten, nutzen wir den Dienstleister Teamtailor (der „Service“) im Namen von DIU MarTech Solutions GmbH („Verantwortlicher“, „wir“ „uns“ usw.), um deine Bewerbung zu speichern, zu verarbeiten und mit dir zu kommunizieren.
Es ist uns wichtig und ein großes Anliegen, dass Du Dich bei der Bearbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses sicher fühlen kannst und über die Handhabung informiert wirst. Wir sind bestrebt, beim Schutz Deiner personenbezogenen Daten den höchstmöglichen Standard einzuhalten. Wir verarbeiten, verwalten, nutzen und schützen die personenbezogenen Daten aller Bewerber/innen oder Interessent/innen („Bewerber“) in Übereinstimmung mit der EU-DSGVO (Europ. Datenschutzgrundverordnung), welche in dieser Datenschutzerklärung („Datenschutzrichtlinie“) ihren Niederschlag findet.
Im Folgenden haben wir aus Gründen der Lesbarkeit im Text die männliche Form gewählt. Nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.
1. Allgemeines
Wir sind in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die durch uns erhobenen personenbezogenen Daten der Bewerber werden mit dem Ziel verarbeitet, die Einstellung von Mitarbeitern für unser Unternehmen zu organisieren, verwalten und zu erleichtern. Die verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
2. Erhebung personenbezogener Daten:
Wir sind verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die der Bewerber zum Bewerbermanagement über Teamtailor beisteuert, oder für die personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Service auf andere Weise erfassen.
Wann und wie wir personenbezogene Daten erheben
Wir erheben personenbezogene Daten vom Bewerber, und zwar wenn dieser
- über das Bewerbermanagement über Teamtailor einen Antrag stellt, in dem er personenbezogene Daten über sich entweder persönlich bekannt gibt oder auf eine (Daten-) Quelle von Drittanbietern wie Facebook oder LinkedIn verweist; und
- wenn er das Bewerbermanagement über Teamtailor nutzt, um sich mit unseren Mitarbeitern in Verbindung zu setzen und persönliche Daten über sich entweder persönlich oder über eine Quelle von Drittanbietern wie Facebook oder LinkedIn kommuniziert;
- wenn er identifizierbare Daten im Chat (bereitgestellt über die Website, die das Bewerbermanagement über Teamtailor nutzt) zur Verfügung stellt und diese Daten für das Rekrutierungsverfahren relevant sind.
Zum Bewerber erheben wir Daten über Drittanbieter, wie Facebook, LinkedIn und von anderen öffentlich zugänglichen Quellen. Dies wird als „Sourcing“ bezeichnet und wird im Rahmen des Service von unseren Mitarbeitern manuell oder automatisch durchgeführt.
In einigen Fällen können aktive Mitarbeiter in Bezug auf potenzielle Bewerber Empfehlungen aussprechen. Die empfehlenden Mitarbeiter werden personenbezogene Daten (Vor- und Zuname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, CV, Bemerkungen) der potenziellen Bewerber hinzufügen. In Fällen, in denen dies geschieht, gilt der potenzielle Antragsteller im Rahmen dieser Datenschutzerklärung als Bewerber und wird über die Verarbeitung seiner Daten durch uns informiert.
Die Arten von personenbezogenen Daten, die über den Service erhoben und verarbeitet werden
Die Kategorien der personenbezogenen Daten, die durch den Service erfasst werden, können verwendet werden, um natürliche Personen anhand von
- Namen,
- E-Mails,
- Bildern und Videos,
- Facebook und LinkedIn-Kontodaten,
- Antworten auf Fragen, die im Rahmen der Rekrutierungsprozesse gestellt werden,
- Titel,
- Bildung und andere Informationen, die der Bewerber oder andere über das Bewerbermanagement über Teamtailor zur Verfügung stellen,
zu identifizieren. Es werden nur Daten erfasst und verarbeitet, die für den Rekrutierungsprozess relevant sind.
Zweck und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Verwaltung der Rekrutierungsprozesse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sehen wir als unser legitimes Interesse i.S.d Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO an, um die Rekrutierungsprozesse zu vereinfachen.
Personenbezogene Daten, die zu Analysezwecke oder zur Marktforschung verarbeitet werden, werden immer anonymisiert. Die anonymisierten Daten können nicht mehr dazu verwendet werden, einen bestimmten Bewerber zu identifizieren. Daher sind diese Daten nicht mehr als personenbezogene Daten anzusehen.
Zustimmung der betroffenen Person
Der Bewerber stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für den Zweck der Verarbeitung im Rahmen der Rekrutierungsprozesse durch den Verantwortlichen zu. Der Bewerber stimmt zu, dass personenbezogene Daten über den Service erfasst werden, wenn der Bewerber:
- über den Service einen Antrag stellt und personenbezogene Daten über sich selbst hinzufügt, sei dies persönlich oder indem er eine Drittanbieterquelle wie Facebook oder LinkedIn verwendet, und dass der Verantwortliche externe Beschaffungsinstrumente verwenden kann, um zusätzliche Informationen zu ergänzen; und
- wenn der Bewerber den Service nutzt, um sich mit der Personalabteilung des Verantwortlichen in Verbindung zu setzen, um personenbezogene Daten über sich selbst entweder persönlich oder durch eine Drittanbieterquelle, wie Facebook oder LinkedIn zu ergänzen.
Der Bewerber stimmt auch zu, dass der Verantwortliche öffentlich zugängliche Informationen über den Bewerber sammeln und für Rekrutierungszwecke zusammenstellen darf.
Der Bewerber erklärt sich damit einverstanden, dass die personenbezogenen Daten gemäß den vorstehenden in Übereinstimmung mit den nachfolgenden Abschnitten „Speicherung und Übermittlung“ und „Wie lange die personenbezogenen Daten verarbeitet werden“ verarbeitet werden.
Der Bewerber hat das Recht, seine Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen, indem er sich über die in Ziffer 9 genannten Kontaktdaten an den Verantwortlichen wendet. Wird von diesem Recht auf Widerspruch Gebrauch gemacht, kann dies jedoch bedeuten, dass sich der Bewerber für eine bestimmte Stelle nicht bewerben oder den Service anderweitig nicht nutzen kann.
Speicherung und Übermittlung
Die über das Bewerbermanagement über Teamtailor gesammelten personenbezogenen Daten werden innerhalb der EU/EWR gespeichert und verarbeitet. Eine Verarbeitung kann auch in einem Drittland, das von der Europäischen Kommission als ein angemessenes Schutzniveau bietendes Land angesehen wird, stattfinden. Die Verarbeitung kann auch von solchen Anbietern erfolgen, die verbindliche Vereinbarungen getroffen haben, die der Rechtmäßigkeit von Übertragungen aus Drittländern (Standard-Vertragsklauseln, siehe Sicherheit & Datenschutz von Teamtailor im Punkt “Datenübertragungen”) entsprechen oder von anderen Anbietern, bei denen angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen gelten, deren Daten übertragen werden. Es finden die EU-Standard-Vertragsklauseln Anwendung. Um Unterlagen über diese angemessenen Schutzvorkehrungen zu erhalten, kontaktiere uns bitte über die in Ziffer 9 aufgeführten Kontaktdaten.
Wie lange die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Wenn ein Bewerber der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nicht schriftlich widerspricht, werden die personenbezogenen Daten von uns gespeichert und verarbeitet, solange wir dies für die oben genannten Zwecke (Bewerbungsprozess) für erforderlich halten, sofern im online-Bewerbungsprozess der länger andauernden Speicherung der personenbezogenen Daten zugestimmt worden ist. Beachte bitte, dass ein Bewerber für zukünftige Rekrutierungsprozesse interessant sein könnte. Zu diesem Zweck werden wir die personenbezogenen Daten der Bewerber für max. zwei Jahre speichern, bis sie für potenzielle Rekrutierungsprozesse nicht mehr bedeutsam sind. Spätestens nach Ablauf der zweijährigen Frist werden die Daten gelöscht. Sofern Du keine explizite Einwilligung zur längeren Speicherung erteilt hast, werden Deine Daten unter Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) nach spätestens sechs Monaten gelöscht. Wenn du als Bewerber nicht möchtest, dass deine personenbezogenen Daten zu diesem Zweck weiter verarbeitet werden (zukünftige Rekrutierungsprozesse), kontaktiere uns bitte unter den Kontaktdaten in Ziffer 9.
3. Rechte der Bewerber
Der Bewerber hat das Recht, Informationen über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern, indem sie uns dies schriftlich unter Verwendung der unter Ziffer 9 stehenden Kontaktdaten mitteilt. Der Bewerber hat das Recht eine (1) Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die ihm gehören, unentgeltlich zu erhalten. Für weitere angeforderte Kopien hat der Verantwortliche das Recht, auf Grundlage der Verwaltungskosten für diese Anforderung eine angemessene Gebühr zu erheben. Ausgenommen davon sind Kopien eines veränderten Datenbestandes, diese werden wie eine Erstanforderung angesehen.
Der Bewerber hat das Recht, unrichtige personenbezogene Daten mittels eines schriftlichen Antrags an die unter Ziffer 9 angeführten Kontaktdaten, unverzüglich berichtigen zu lassen.
Der Bewerber hat das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Unter bestimmten Umständen hat er das Recht, der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse zu widersprechen.
Der Bewerber hat das Recht, gegenüber dem Verantwortlichen erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für die Zukunft zu widerrufen. Die Ausübung dieses Rechts kann jedoch bedeuten, dass sich der Bewerber auf eine bestimmte Stelle nicht bewerben oder den Service anderweitig nicht nutzen kann.
Der Bewerber hat das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. ein Recht, die personenbezogenen Daten zu erhalten und an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt.
Der Bewerber hat das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten einzureichen, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen den gesetzlichen Rahmen des Datenschutzes verstößt.
Die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Bezeichnung
Straße
Ort
ggf. Telefonnummer
4. Sicherheit
Wir legen Wert auf persönliche Integrität und arbeiten daher aktiv daran, dass die personenbezogenen Daten der Bewerber mit größter Sorgfalt verarbeitet werden. Wir ergreifen alle nach vernünftigem Ermessen zumutbaren Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten von Bewerbern und anderen Personen sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verarbeitet werden. Weitere Informationen zu allen hier nicht genannten Punkten erhältst du in der Datenschutzerklärung von Teamtailor sowie auf der Seite Sicherheit & Datenschutz von Teamtailor.
Wir stellen sicher, dass die Übertragungswege ab Erhalt der Daten gemäß dem Stand der Technik abgesichert sind. Die Übertragung von Daten über das Internet und Mobilfunknetze kann jedoch nie ohne Risiko erfolgen, so dass alle Übertragungen von E-Mails auf eigene Gefahr der Person erfolgen, die die Daten übermittelt. Es ist wichtig, dass auch die Bewerber die Verantwortung für den Schutz ihrer Daten übernehmen. Es liegt in der Verantwortung des Bewerbers, seine Zugangsdaten zum Bewerbungsportal geheim zu halten.
5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Wir werden die personenbezogenen Daten der Bewerber nicht verkaufen, vermieten oder anderweitig an Dritte weitergeben.
Allerdings können wird die personenbezogenen Daten der Bewerber an folgende Personen/Institutionen weitergeben:
- An unsere vertraglich gebundenen Auftragnehmer und Subunternehmer, die gemäß unseren Anweisungen als unsere Verarbeiter und nachgeordneten Verarbeiter fungieren, um Dienstleistungen zu erbringen;
- an Behörden oder Rechtsberater bei Verdacht auf kriminelles Handeln oder unzulässigem Verhalten, sofern eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage gegeben ist und
- an Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn dies von uns im Rahmen des Gesetzes oder auf behördliche Anordnung hin, basierend auf einer datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage, gefordert wird.
Wir werden die personenbezogenen Daten der Bewerber nur an Dritte weitergeben, sofern dies auf einer datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage (z.B. AVV) basiert. Wir wählen die Partner sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten des Bewerbers in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden. Wir arbeiten mit den folgenden Kategorien von Verarbeitern personenbezogener Daten zusammen: Teamtailor, die den Service liefern, Server- und Hosting-Unternehmen, E-Mail-Referenzfirmen, Videoverarbeitungsunternehmen, Informationsbeschaffungsunternehmen, Analysedienstleister und andere Unternehmen, die beitragen, den Service anzubieten. Mit den vorgenannten Dienstleistern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
6. Aggregierte Daten (nicht personenbeziehbare Daten)
Wir können aggregierte nicht personenbeziehbare Daten an Dritte weitergeben, sofern dies für den Bewerbungs- bzw. Rekrutierungsprozess erforderlich ist (Zweckbindung). Eine darüberhinausgehende Verarbeitung ist nur auf Grundlage weiterer Einwilligungen möglich. Die aggregierten Daten werden in solchen Fällen aus Informationen zusammengestellt, die über den Service erfasst wurden und können für die Nutzung des Service beispielsweise aus Statistiken über den Internetverkehr (gekürzte IP-Adressen) oder dem geologischen Standort (gekürzte Standortdaten) bestehen. Die aggregierten Daten enthalten keine Informationen, die zur Identifikation einzelner Personen verwendet werden können und sind somit keine personenbezogenen Daten.
7. Cookies
Wenn Bewerber den Service nutzen, können Nutzungsinformationen als Cookies gespeichert werden. Cookies sind passive Textdateien, die bei der Nutzung des Services im Internetbrowser auf dem Gerät des Bewerbers, wie Computer, Mobiltelefon oder Tablet gespeichert werden. Wir verwenden Cookies, um die Nutzung des Services durch den Bewerber zu verbessern und um beispielsweise Informationen zu Statistiken über die Nutzung des Services zu sammeln. Dies geschieht, um den Service zu sichern, zu warten und zu verbessern. Die Informationen, die über die Cookies gesammelt werden, können in einigen Fällen personenbezogene Daten sein und werden in solchen Fällen durch unsere Cookie-Richtlinie geregelt.
Bewerber können die Verwendung von Cookies jederzeit deaktivieren, indem sie die lokalen Einstellungen auf ihren Geräten ändern. Das Deaktivieren von Cookies kann die Nutzung des Services beeinträchtigen, z.B. indem einige Funktionen des Services deaktiviert werden.
8. Änderungen
Wir haben das Recht, an der Datenschutzerklärung jederzeit Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Die neueste Version der Datenschutzerklärung wird immer über den Service verfügbar sein. Eine neue Version gilt als an die Bewerber übermittelt, wenn der Bewerber entweder eine E-Mail erhalten hat, in der er über die neue Version informiert wird (an die vom Bewerber im Zusammenhang mit der Nutzung des Services angegebene E-Mail-Adresse) oder wenn der Bewerber anderweitig über die neue Datenschutzrichtlinie informiert wird.
9. Kontakt
Für Fragen, weitere Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten oder um sich mit uns wegen anderer Angelegenheiten in Verbindung zu setzen, verwende bitte die nachfolgend angegebenen Kontaktdaten:
DIU MarTech Solutions GmbH
Taunusstraße 5
65183 Wiesbaden
Telefon: +49 40 300 86 59 - 38
E-Mail: post@diu.digital
